Быстрое развитие АО «Арнест» сопровождалось бурным ростом количества инвестиционных проектов и проектов контрактного производства продукции для крупнейших международных косметических брендов. Для управления этими контрактами была разработана собственная проектная методология и серьезная регламентная база. Однако со временем эффективно применять данную методологию лишь с помощью средств Microsoft Office стало невозможно. Компания решила внедрить специализированную систему проектного управления и выбрала для этого Microsoft Project Server.
Применение Microsoft PPM позволило автоматизировать бизнес-процессы, связанные с проектным управлением, включая календарное планирование и контроль реализации проектов, проектный документооборот и отчетность. Решение используется как для внешних контрактных проектов, так и для внутренних инвестиционных и операционных бизнес-проектов.
Внедрение системы позволило повысить эффективность работы проектных команд, более детально и четко прогнозировать загрузку производства и оптимально использовать ресурсы компании. Руководство предприятия теперь имеет самую актуальную отчетность о портфеле проектов, а Заказчики получают оперативную информацию о статусе выполняемых проектов.
Это установило новые стандарты открытости и прозрачности во взаимоотношениях компании со своими клиентами, позволило поднять уровень доверия между сторонами, открыло новые коммерческие возможности.
Описание клиента
АО «Арнест» является одним из крупнейших производителей парфюмерно-косметической продукции в аэрозольной упаковке в России. Компания предлагает услуги по контрактному производству аэрозольной продукции «под ключ»: от согласования рецептур и дизайна продукции до ее доставки на cклады заказчика. Производство своей продукции Арнесту доверяют лидеры косметического рынка. Ассортимент производимой продукции составляет более 600 наименований.
Ситуация
Вся деятельность предприятия построена на принципах проектного управления. Запуск производства каждого нового продукта рассматривается как отдельный проект, все параметры которого жестко регламентируются контрактом с внешним клиентом. Любое отклонение от сроков и рамок контракта может привести к серьезным штрафным санкциям или потере заказчика. Среди клиентов Арнеста много крупнейших международных компаний, предъявляющих высочайшие требования к реализации проектов по запуску производства своей продукции. Клиенты требуют неукоснительного соблюдения стандартов качества и сроков запуска производства, а также регулярного предоставления детальной отчетности о ходе проектов. Очень часто требования, предъявляемые к производству в России, оказываются более жесткими, чем аналогичные требования для европейских или американских компаний, привлекаемых для контрактного производства.
В этих условиях «Арнест» уделяет особое внимание методологии реализации проектов, разрабатывает собственные стандарты и проектные регламенты, следит за четким соблюдением этих регламентов всеми сотрудниками предприятия. Однако с ростом клиентской базы росло и количества новых проектов, их сложность повышалась, в них вовлекалось все больше сотрудников разных подразделений компании. Вести эффективное управление всем портфелем проектов с помощью одних только средств MS Office становилось все труднее. Получение оперативной и аккуратной информации о ходе запуска коммерческих проектов стало чрезвычайно сложной задачей. К 2018 году у руководства компании окончательно созрело решение о необходимости внедрения специализированного решения по управлению проектной деятельностью. Требовались новые средства планирования, централизованное хранилище информации с гибким разделением прав доступа, развитой системой проектного документооборота и мощными средствами отчетности.
Решение
Из большого количества имеющихся программных продуктов по управлению проектами Арнест остановился на Microsoft Project. Это решение оказалось оптимальным с точки зрения цены, качества и времени внедрения. Функциональные возможности продукта позволяли удовлетворить не только текущие потребности компании, но также создать хороший задел для будущего развития.
При выборе решения сотрудников Арнест привлекли следующие особенности MS Project:
- Простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
- Возможность внедрения базовой функциональности в очень сжатые сроки.
- Мощные средства отчетности.
- Простота настроек под требования клиента и продвинутый инструментарий для разработки дополнительного функционала.
- Широта распространения платформы у заказчиков.
Значительную роль в выборе MS Project сыграло то, что Арнест давно использует обширный стэк технологий Microsoft. В компании внедрены не только инфраструктурные продукты Microsoft, но и бизнес-приложения: основные производственные, финансовые и логистические процессы Арнест автоматизированы на базе ERP-системы Microsoft Dynamics AX. Встроенная интеграция с другими продуктами Microsoft была безусловно важным преимуществом Project по сравнению с конкурентами.
Внедрение
Для помощи в запуске решения «Арнест» привлек консалтинговую компания «Проджект Форс», которая является партнером Майкрософт и специализируется на автоматизации проектного управления на платформе Microsoft Project Server / Project Online.
Ключевым пожеланием Арнеста к проекту внедрения было запустить систему в самые сжатые сроки с максимально стандартным функционалом и с минимальным отвлечением сотрудников от основной деятельности. Для достижения этих целей компания была готова подстроить свои внутренние процессы под возможности продукта. Особое внимание было уделено обучению будущих пользователей системы.
Принимая во внимание все требования, поставленные Заказчиком, консультанты «Проджект Форс» выбрали итеративный подход к внедрению. Было спланировано три сессии прототипирования, в ходе которых сотрудникам Арнест демонстрировалась текущая функциональность прототипа и параллельно изучались внутренние процессы планирования и производства компании, собирались пожелания по дальнейшей доработке функциональности. Данный итеративный подход позволил совместить сбор требований и постепенное обучение пользователей, плавно подготовить Арнест к новым процессам проектного управления и не упустить никаких существенных требований заказчика. Далее по согласованным требованиям было проведено развертывание и настройка системы. Завершающим этапом внедрения стала пользовательская приемка системы и двухмесячная опытно-промышленной эксплуатации, в ходе которой были скорректированы выявленные недочеты и проведено несколько дополнительных сессий обучения. Система была запущена в эксплуатацию в Августе 2018 года, всего через три месяца после начала проекта.
“Одним из критических факторов успеха запуска системы в такие короткие сроки была активная поддержка проекта со стороны высшего менеджмента компании. Было проведено большое количество встреч с бизнес-пользователями и руководителями департаментов, чтобы убедиться в том, чтобы все одинаково понимают стоящие перед компанией задачи и возможные пути их решения. Мы были очень впечатлены теми усилиями и количеством времени, которое руководство Арнеста уделяло данному проекту. Это задало очень правильный вектор всему проекту, стимулировало сотрудников Арнест и способствовало быстрому решению всех возникающих вопросов” – рассказал Андрей Стуленков, Генеральный директор компании «Проджект Форс».
Преимущества
Внедрение системы Microsoft Project Server в АО «Арнест» позволило добиться следующих результатов:
- Автоматизировать бизнес-процессы проектного управления компании для ключевых типов проектов: контрактное производство, инвестиционные и операционные проекты.
- Обеспечить современный эффективный механизм календарного планирования и контроля реализации проектов.
- Автоматизировать процесс формирования и мониторинга бюджета проектов.
- Построить актуальный портфель проектов компании с различными срезами оперативной отчетности.
- Организовать взаимодействие с Заказчиками в рамках действующих проектов.
- Организовать структурированное хранение документов по проектам.
Одной из важнейших задач, которую ставило перед собой компания, было повышение прозрачности процесса ведения проектов и контроля их реализации. Эта задача была выполнена. У менеджмента компании появился инструмент анализа и оценки текущих проектов.
Другой важной целью внедрения было построение эффективной среды взаимодействия сотрудников разных подразделений между собой, а также с внешними заказчиками в рамках ведущихся коммерческих проектов. Для этого в системе Project Server были реализованы дополнительные модули рассылки оповещений внешним проектным ресурсам, а также разработан блок для автоматического формирования и рассылки статусных отчетов не только для сотрудников Арнест, но для внешних клиентов.
Доверие и открытые отношения с клиентами всегда являлись главными приоритетами в работе «Арнест». Автоматическое предоставление заказчикам оперативной информации о ходе выполнения коммерческих контрактов стало логическим шагом в реализации клиенто-ориентированной стратегии «Арнест». Руководство компании убеждено, что новое решение на базе Microsoft Project Server будет способствовать укреплению отношений с уже имеющимися клиентами, а также позволит компании привлекать новых заказчиков и успешно наращивать объемы производства.
“Современный рынок диктует компаниям совершено новые требования к взаимодействию с клиентами. Заказчики хотят быть уверены, что все соглашения будут выполнены в срок и с заданным качеством, хотят получать оперативную информацию о текущем состоянии своих проектов. Вот почему нами было принято решение о необходимости автоматизации проектной деятельности компании.
Мы получили полноценное решение, в котором сконцентрирована вся проектная деятельность компании. У нас появилась возможность управлять проектами на современном уровне. Менеджмент Компании получил актуальную отчетность по текущем состоянии дел и может быстро принимать управленческие решения на основе фактических данных, доступных в онлайн режиме.”- рассказала Елена Левшакова, директор по экономике и финансам АО «Арнест».
